Dagarna av pappersarbete och långa handläggningstider är förbi. Om du väljer programvara för företagsinnehållshantering kommer du att arbeta mer produktivt och snabbare.
Om man tittar närmare på vår vardag så är det galet hur digitala våra liv är idag. Annonser klistras nästan aldrig, utan visas digitalt, biljetter, konsertbiljetter och liknande behöver inte längre skrivas ut eller skickas utan kan enkelt visas med smarttelefonen. Anställningsintervjuer och utbildningar kan genomföras online och bilder kan delas med hela familjen via ett moln.
Om allt fungerar så enkelt och snabbt idag, varför är inte alla arbetsprocesser i företaget digitaliserade så att de kan fungera så mycket mer effektivt och produktivt?
Detta sparar tid, nerver och hela papperskaoset försvinner till slut. Hur det fungerar? Helt enkelt: med Enterprise Content Management Software (ECM). Exakt vad det är och vilka fördelar det ger dig och ditt företag har vi sammanfattat nedan för dig
Men det är förstås inte allt. En programvara för företagsinnehållshantering erbjuder inte bara en slags central lagringsplats för alla dina data och dokument – med sådan programvara stödjer den även ditt företag med tekniska verktyg och digitala funktioner.
ECM-programvara och dess komponenter förklaras mer i detalj.
Som du redan har lärt dig definierar den internationella ECM-föreningen AIIM fem komponenter i ett företagsinnehållshanteringssystem. Dessa kallas och betyder:
Fånga:
Grunden för programvara för företagsinnehållshantering är insamling och digitalisering av dokument och data. Detta kan göras till exempel genom att skanna eller automatiskt känna igen och läsa upp information.
Lagring:
När alla dokument och data har digitaliserats handlar det nu om att lagra allt innehåll centralt och på så sätt spara det. Det finns vanligtvis två områden tillgängliga för detta, som beror på lagringstiden. Man talar om arkivering och arkivering.
Hantera:
Detta är den centrala delen av programvaran för företagsinnehållshantering. Eftersom detta område handlar om administration, användning och bearbetning av dokument och data
Bevara:
Till skillnad från lagring handlar bevarande om att lagra innehåll på ett långsiktigt och revisionssäkert sätt – och i enlighet med juridiska principer och riktlinjer för lagring . Det är så revisionssäker långtidsarkivering skiljer sig från enkel lagring.
Leverera:
Denna komponent används för att tillhandahålla och bearbeta dokument och data. Och det från flera behöriga personer när som helst eller samtidigt och till och med oberoende av arbetsplats och enhet.
Översikt över fördelarna med Enterprise Content Management
Som du redan har lärt dig kan du till exempel förenkla arbetsprocesserna i ditt företag enormt med programvara för enterprise content management. Rätt använt kan du dra nytta av följande fördelar:Innehållslagring, distribution och redigeringskostnader minskar Affärsprocesser accelereras och standardiseras
- korta söktider när som helst och var som helst åtkomst
- Öka de anställdas produktivitet
- ECM förbättrar spårbarheten av processer
- Dokument och data arkiveras enligt lagkrav och deadlines
- Samtidig behandling av dokument och data av flera anställda möjlig
- pappersbaserade arbetsflöden reduceras
- Programvara för företagsinnehållshantering förvisar stora arkivskåp och nästan dammiga pappersarkiv från ditt företag. Du skapar inte bara utrymme, du arbetar också snabbare och mer produktivt tack vare programvaran.
Slutsats
Introduktion av ett företagsinnehållshanteringsprogram i företaget är för alla anställda och självklart även för dig själv.
Det kommer att innebära en stor förändring. Men när alla väl har bekantat sig kommer du snabbt att märka fördelarna med det papperslösa kontoret.
