Det är viktigt för varje företags överlevnad att arbeta så ekonomiskt som möjligt och spara kostnader. Den ekonomiska resursanvändningen påverkar inte bara områdena personal, hyra eller elkostnader, utan även lagret och kostnaderna för kontorsmaterial och pappersförbrukning. Dessa 10 tips visar hur du kan spara papper på kontoret.
Tips 1 – Spara papper genom dubbelsidig utskrift
Ett sätt att drastiskt minska papperskostnaderna är att skriva ut på båda sidor. Med flersidiga dokument som protokoll, kontrakt eller längre korrespondens är det vettigt att skriva ut båda sidorna och inte bara en sida. Som ett resultat kan tryckkostnaderna nästan halveras och du kan spara papper med liten ansträngning
Tips 2 – Kopior på begäran
Alla dokument behöver inte skrivas ut och kopieras. Till exempel, innan ett möte, kan du sammanställa nödvändiga dokument som en PDF-fil och e-posta dem till deltagarna. På så sätt kan de titta på allt i förväg och du kan spara många kopior. Om du ändå vill ha en kopia kan du begära den separat.
Tips 3 – Möten utan papper
Alla som har i uppdrag att organisera ett möte och vill spara papper, har möjlighet att ge deltagarna tillgång till materialet elektroniskt. För att göra detta behöver de enskilda dokumenten bara skannas och sparas i en mapp. Du behöver bara göra kopior för de som inte använder dator.
Tips 4 – Mindre papper med digitala lösningar
I de elektroniska mediernas tid finns det många alternativ för att distribuera information. Du kan göra CD:skivor, USB-stickor, eller dela information helt digitalt via Google docs och många andra tjänster.
Ibland kan en subtil lapp eller notis till dem vara till hjälp för att avstå från att skriva ut materialet.
Tips 5 – Välj först och skriv sedan ut
När du skriver ut dokument bör du alltid vara uppmärksam på om det är nödvändigt att skriva ut en hel fil eller om endast vissa sidor krävs i pappersform.
Tips 6 – Återanvänd papper
På många kontor produceras om och om igen berg av papper tryckta på ena sidan, som då endast sällan används. Sådant papper kan lätt användas, till exempel för att göra anteckningar på den tomma baksidan eller för att skriva ut andra saker. Denna återanvändning hjälper också till att spara papper
Tips 7 – Före utskrift Minska teckensnitt
För att spara papper på kontoret räcker det ofta att skriva ut för att minska teckenstorleken av respektive dokument och därmed minska antalet sidor som behöver skrivas ut. Du bör dock se till att typsnittet inte är för litet, annars kan det bli svårt att läsa.
Tips 8 – Skriv ut fler sidor per ark
Med datorn kan du göra många saker idag. Om du vill skriva ut dokument och spara papper samtidigt kan du använda funktionen ”fler sidor per ark” innan du skriver ut. Detta skriver ut två sidor på ett ark, vilket avsevärt kan minska pappersförbrukningen och inte påverkar läsbarheten negativt.
Tips 9 – Undvik överflödiga pappersprodukter
För att spara papper bör alla onödiga pappersprodukter undvikas. Detta inkluderar inte bara självgjorda anteckningar, utan också dokument för skrivbordet, där du vanligtvis skriver ner saker som verkar viktiga för dig. Alternativet är en elektronisk kalender, som är tillgänglig på nästan alla datorer.
Tips 10 – Kontrollera nödvändigheten
Inför varje utskrift bör det grundläggande övervägandet vara om det verkligen är nödvändigt är att ha ett pappersdokument. Många dokument kan lagras elektroniskt och är lätta att ta fram vid behov.
