Behöver du en 48-timmarsdag för att slutföra din arbetsbörda? Tyvärr finns det inget sådant, men du kan fortfarande arbeta effektivt – med dessa tips kommer det att fungera!
Oj, arbetsdagen är över, men jag hann bara med hälften av det jag tänkte göra. Du känner till den här situationen och du frågar dig hela tiden, vart har tiden tagit vägen eller vad som egentligen hände att jag inte avslutade min planerade arbetsbörda?
På morgonen är du motiverad, går till ditt skrivbord – dit schema för dagen är klart! Men sedan dyker det hela tiden upp saker som kastar sig över dig utöver det vanliga.
Oavsett om det är ett telefonsamtal som tar alldeles för lång tid, kollegor med obesvarade frågor eller chefen som skjuter över några filer som fortfarande måste hanteras idag. Om du har den här situationen under en längre tid kommer du att vara improduktiv och bli stressad, vilket ibland till och med kan leda till utbrändhet. För att få en tydlig linje i arbetsdagen igen måste man gå till botten med tidsslöserierna och eventuellt även omstrukturera sig själv.
Börja dagen avslappnad
Så att du inte hamnar under tidspress innan du börja jobba, planera din morgonrutin inte för hårt. Bäst att gå upp tio minuter tidigare eller ställa väckarklockan så att du inte behöver hoppa ur sängen direkt. Lägg ut dina kläder för nästa dag kvällen innan, så slipper du jäkta innan du går till jobbet. Och ytterligare ett litet tips: Varje morgon blir du upprörd över dina långsamt körande medmänniskor, eller röda trafikljus? Rusningstiden är välkänd och vägen till kontoret likaså – kör bara iväg tidigare!
Fel bedömning berövar dig tid
Ingenting gå fel: ditt schema för dagen är fastställt och det är fortfarande inte uppfyllt till slutet av dagen. Det kan helt enkelt bero på att du underskattat tiden som krävs för vissa uppgifter. Om du planerar vissa projekt, ge dig själv lite mer ”spelrum” från början. Möten är också ofta tidsslösare – en schemalagd timme kan snabbt överskridas med 30 minuter, vilket du sedan missar i ditt fortsatta arbete.
Oväntat kommer ofta – schemalägg tidsbuffert
Ett av de största tidsproblemen är oväntade avbrott.
Inte ens den bästa planeringen kan säkerställa att ett telefonsamtal ibland tar lång tid, att en kollega vill klargöra ett problem med dig ”direkt”, eller att chefen kommer med extra arbete. Det bästa du kan göra är att kontrollera din möteskalender för saknade tidsbuffertar.
Mitt tips generellt: Med en månadskalender kan du hålla ett öga på dina möten på lång sikt. Annars kan det hända att man i slutet av månaden får en chock över vad som fortfarande är öppet och vad man kan förvänta sig de kommande fyra veckorna. Ta en röd penna och stryk över och flytta dina möten på ett sådant sätt att avbrott inte längre kan påverka dig
Undvik icke-bindande schemaläggning
Du är en perfektionist i ditt jobb – toppen! Men inte ens DU kan göra alla nöjda. Så säg bara tider som du kan hålla. Annars kommer du snabbt att känna tidspressen. Så om du får frågan om du kan acceptera ett visst datum, jämför det först med ditt eget. Säg NEJ otvetydigt om det inte finns något annat sätt. Vaga löften som ”kanske” accepteras snabbt som bindande och förstör i slutändan hela din dagliga planering.
Väg ansträngning och nytta
Att skriva ett e-postmeddelande tar bara några minuter, att planera ett projekt kan ta dagar . Väg upp hur viktig din nuvarande uppgift är och vad som i slutändan kommer att ge dig. Därefter kan tidskvoten ställas in. Gör prioriteringar och gör ibland möten – det borde inte vara ett problem i ett kollegialt team.
